O regulă de bază a oricărei organizații spune că managerul trebuie să își consulte angajații, să afle ce este important pentru aceștia, dacă sunt mulțumiți cu mediul de lucru și cu activitatea pe care o derulează. În acest fel își va cunoaște mai bine compania, va identifica probleme și situații care trebuie corectate și va strânge date care să îl ajute în luarea unor decizii de business. Gradul de satisfacție al salariaților, nivelul lor de implicare, ideile pe care le au cu privire la compania în care lucrează sunt tot informații de care un lider are nevoie pentru a stabili măsurile necesare pentru îmbunătățirea constantă a activității organizației.  

Cea mai bună modalitate de colectare a sugestiilor într-o organizație o reprezintă chestionarele de feedback pe care managerii le trimit angajaților și prin care aceștia sunt invitați să își dezvăluie (în condiții de respectare a confidențialității) ideile, observațiile, propunerile. Chestionarul este, desigur,  adaptat vremurilor comunicării online.

În continuare vom detalia 5 motive pentru care aceste chestionare de sugestii și feedback sunt importante.

1. Reprezintă modalitatea directă prin care conducerea companiei află care este starea de spirit a angajaților, nivelul lor de implicare

Angajații sunt îndemnați să își exprime gândurile și atitudinile față de ceea ce se întâmplă în cadrul organizației. Datele colectate în acest mod arată cum se simt salariații în legătură cu deciziile care îi privesc în mod direct, dacă sunt mulțumiți și dacă au încredere în manageriatul companiei. Pot fi identificate „durerile” pe care le au angajații în legătură cu locul de muncă, iar conducerea va putea lua decizii bine motivate pentru rezolvarea problemelor și creșterea nivelului de implicare și a productivității personalului.

Echipa de management va primi un feedback referitor la modul în care funcționează măsurile pe care le aplică pentru creșterea satisfacției angajaților și dacă sunt modalități mai eficiente de a crește implicarea. Vorbim aici despre oportunități de avansare, de formare și dezvoltare, despre mediul de lucru ori despre nivelul de salarizare.

În plus, prin opiniile pe care le transmite și care îi sunt ascultate, angajatul se simte implicat activ în planurile de viitor ale companiei – iar asta îi oferă un sentiment de mândrie care deseori îl motivează mult mai eficient decât o sumă de bani ce îi poate fi oferită.

2. Ajută la schimbarea stilului de conducere

Atunci când managerii primesc feedback de la echipele lor cu privire la unele dintre metodele pe care le folosesc, dar care nu produc rezultatele dorite, au posibilitatea de a adopta alte măsuri care funcționează pentru oamenii pe care îi conduc. Schimbarea poate interveni, de asemenea, dacă practicile sau stilurile de conducere sunt diferite între departamente.

Răspunsurile angajaților la chestionarele de feedback pot arăta dacă stilul de conducere face ca un departament să aibă performanțe mai bune decât altele, situație în care se impune adoptarea acestuia la nivelul întregii organizații.

3. Oferă angajaților o voce

Chestionarele aplicate angajaților sunt esențiale, deoarece le oferă acestora posibilitatea de a-și exprima deschis opiniile. Trebuie să recunoaștem că există o teamă reală de a-i transmite unui șef puncte de vedere negative. Angajatul cântărește cu atenție dacă ”merită” să-i aducă la cunoștință managerului existența unei probleme – se teme să nu fie criticat ori privit ca un cârcotaș. De aceea, de multe ori renunță să discute deschis cu șeful său, iar în acest fel pot fi pierdute idei valoroase sau informații utile.

Situația se schimbă atunci când compania oferă o platformă prin care personalul să poată comunica în siguranță, într-un mod onest și totuși confidențial. Prin chestionarele de feedback, angajații interacționează direct cu echipa de management, pot veni cu idei și opinii, iar din partea conducerii li se arată că opiniile lor sunt apreciate și se ține cont de ele în stabilirea direcției de dezvoltare a firmei. Iar aceasta se traduce în creșterea moralului personalului, care se simte ascultat și implicat, totul reflectându-se, în cele din urmă, în productivitatea angajaților.

4. Informațiile colectate prin chestionarele de feedback pot fi implementate pentru creșterea organizațională

Atunci când companiile realizează chestionare de feedback al angajaților, sunt capabile să obțină informații care să direcționeze creșterea organizațională. Aceste informații vor arăta dacă modelul de leadership aplicat la nivelul organizației funcționează, dacă angajații au instrumentele potrivite pentru a-și desfășura activitatea și de a avansa și ce măsuri pot fi aplicate pentru obținerea celor mai bune rezultate.

Se poate vorbi și despre reducerea cheltuielilor, pentru că angajații au posibilitatea să comunice care sunt procesele ineficiente ale companiei și dacă au identificat modalități de dezvoltare a activității organizației.

De asemenea, feedback-ul primit de la angajați poate ajuta companiile să facă comparații între diferite departamente, să observe tendințele și să aplice la întregul nivel al organizației măsurile care funcționează.

5. Unul dintre cele mai importante motive pentru folosirea chestionarelor de feedback pentru angajați este pentru a evita pierderea personalului

Încă de la recrutare, companiile investesc în angajați, pe care îi instruiesc și îi ajută să evolueze. Din acest punct de vedere, plecarea personalului reprezintă o pierdere atât financiară, cât și de timp. În plus, sunt afectate eficiența și productivitatea companiei.

Prin intermediul unor chestionare de feedback, conducerea organizației va afla care sunt, în opinia angajaților, cele mai mari probleme la locul de muncă și ce se poate face pentru a le rezolva și a împiedica personalul să plece. Nu este niciun secret faptul că păstrarea angajaților este mult mai ieftină decât aducerea de oameni noi.

În concluzie, este vital ca un manager să își cunoască bine compania, să aibă o vedere de ansamblu a modului în care funcționează lucrurile în cadrul acesteia pentru a-și maximiza performanța. Iar pentru aceasta este nevoie de o constantă legătură cu angajații și de punerea accentului pe sugestiile și feedback-ul din partea acestora.

Modulul Sugestii & Feedback implementat în soluția Prisma Matrix

Colectarea sugestiilor și a feedback-ului de la angajați nu se mai poate face în stilul clasic, prin bilețele depuse printr-o fantă într-o cutie cu sesizări, pe care șefii să o golească periodic. E evident că acele vremuri au trecut demult, iar digitalizarea acestui proces este de la sine înțeleasă.

O astfel de posibilitate de interacțiune a managementului cu angajații (și invers) este oferită de modulul Sugestii&Feedback din aplicația Prisma Matrix. Prin intermediul acestuia, managerii au posibilitatea să trimită angajaților  chestionare de feedback cu ajutorul cărora pot obține informații de interes din rândul acestora.

Formularele digitale asigură confidențialitate, astfel că salariații pot să-și exprime liber opiniile despre modul în care funcționează compania, dacă sunt mulțumiți sau nu de felul în care se desfășoară activitatea în firmă ori despre cât de multă încredere au în conducerea organizației.

Astfel, echipa de management acumulează date pe baza cărora decide dacă face schimbări în modul de organizare al companiei ori a unor departamente și în felul în care sunt executate unele procese. Sincere și directe, reacțiile angajaților și sugestiile lor se dovedesc utile în dezvoltarea oricărei organizații și le va asigura managerilor creșterea eficienței și a productivității echipelor pe care le conduc